Abiball geplant?

1. Vertragspartner

Wer von euch wird Vertragspartner? Oft muss einer der wenigen volljährigen Schüler*innen dafür herhalten. Wer diese unliebsame Rolle übernimmt, muss wissen, dass er oder sie damit mit dem eigenen persönlichen Vermögen für die Veranstaltung haftet. Das heißt, er oder sie wird im Falle eines Rechtsstreits verklagt! Darum ist es besonders wichtig, dass der Vertrag günstige Stornierungskonditionen enthält und weitere Risiken abschließend geregelt sind.

Wenn ihr keine Vertragspartner findet, die zumutbare Konditionen anbieten, solltet ihr euch überlegen, vielleicht doch einen Gang zurückzuschalten und den Abschluss im kleineren Rahmen – etwa in der Schulaula – zu feiern. Denn am Ende kommt es im Wesentlichen darauf an, ein letztes Mal als Jahrgang zusammenzukommen und zu feiern.

2. Vorverkauf

Wenn ihr den Ticketverkauf selbst organisiert, empfehlen wir einen Vertrag mit flexiblen Stornierungsklauseln abzuschließen. Sonst bleibt ihr auf den Kosten sitzen, solltet ihr wider Erwarten weniger Tickets verkaufen, als zunächst eingeplant.

3. Veranstalterhaftung

Klärt mit dem Vertragspartner, wer offizieller Veranstalter des Abiballs ist. Wenn ihr beispielsweise selbst eine Location mietet, in der das Buffet als Dienstleistung im Vertrag enthalten ist, seid ihr juristisch betrachtet der Veranstalter und haftet demnach auch für eventuelle Schäden. Dann lohnt sich unter Umständen der Abschluss einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung. Diese kostet oftmals nur einen geringen dreistelligen Betrag.

4. Sicherheitsdienst

Euer Vertragspartner sollte einen professionellen Sicherheitsdienst bereitstellen. Dieser regelt den Einlass und weiß im Ernstfall mit ungebetenen oder eskalierenden Gästen umzugehen. Wir raten davon ab, selbst auf der Veranstaltung die Sicherheit zu organisieren.

5. Behördliche Auflagen

Trefft eine Vereinbarung für den Fall, dass die Veranstaltung wegen behördlicher Verbote abgesagt werden muss, wie es während der Corona-Pandemie vielfach geschehen ist. Da sowas in der Praxis bis dahin sehr selten vorgekommen war, hatten die Vertragspartner hierüber im Vorfeld keine Regelung getroffen und es kam zum Rechtsstreit.

6. Zeitrahmen

Der genaue Zeitrahmen der Veranstaltung sollte konkret abgeklärt werden. Wann beginnt der Einlass und wann wird das Buffet eröffnet? Wann dürfen andere Gäste auf die Veranstaltung? Legt insbesondere das Ende der Veranstaltung genau fest.

7. Rahmenprogramm

Auch das Rahmenprogramm sollte im Vertrag genau festgelegt werden. Stellt der Vertragspartner Bühnenequipment zur Verfügung? Wie lange spielt der oder die DJ?

8. Konkrete und abschließende Leistungsbeschreibung für das Buffet

Achtet darauf, dass die Liste der im Vertrag für das Buffet vereinbarten Leistungen möglichst konkret ist und dass alle Bestandteile vollständig aufgelistet werden.

9. Afterparty

Informiert euch vorab, ob und zu welchen Bedingungen Freunde auf eure Veranstaltung kommen dürfen. Oft findet der Beginn des Abiballs nur im Rahmen der Familie oder engsten Freunde statt. Später kann die Party dann aber auch für andere Gäste geöffnet werden. Diese zahlen dann einen vergünstigten Ticketpreis oder werden von der Getränkepauschale ausgenommen. Klärt vorab den Eintrittspreis für die Partygäste. Es empfiehlt sich, die Party-Tickets nur im Vorverkauf zu verkaufen oder eine Gästeliste anzufertigen, damit ihr einen Überblick behaltet, wie viele Teilnehmer*innen kommen werden.

10. Getränkepauschale

Wenn ihr eine Getränkeflatrate vereinbart, solltet ihr vorab klären, welche Getränke dort enthalten sind, in welcher Menge und in welchem Zeitraum. Lasst euch eine Getränkekarte mit den Preisen aushändigen, falls ihr keine Getränkeflatrate vereinbart oder diese nicht den ganzen Abend gelten soll.