Interview mit Alexandra Ehrlich, Verwaltungsleiterin

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Frau Ehrlich, Sie sind seit Februar 2014 Verwaltungsleiterin bei der Verbraucherzentrale Berlin. Ich stelle mir darunter vor, dass Sie für Personal, Finanzen und IT zuständig sind.

Um die IT kümmert sich bei uns ein externer Dienstleister. Aber alles, was mit Personal und Finanzen zusammenhängt, ist mein Aufgabenbereich. Unterstützt werde ich dabei von zwei Kolleginnen.

Was verbirgt sich eigentlich genau hinter den Begriffen Personal und Finanzen?

Mit Personal hängt alles zusammen, was Mitarbeiter betrifft – also z.B. Lohnbuchhaltung, Bewerbungsverfahren und die Neubesetzung von Stellen. Bei uns sind immer relativ viele, leider meist befristete Stellen neu zu besetzen, weil wir viele Projekte mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Anforderungen an die Mitwirkenden durchführen.

Und was gehört alles zu Finanzen?

Unter Finanzen fallen die gesamte Buchhaltung, der Jahresabschluss und die Wirtschaftspläne – sowohl für den institutionellen Haushalt als auch für die Projekte. Da wir nach Kosten-Leistungsrechnung arbeiten, muss jede Ausgabe und Einnahme einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet und darunter verbucht werden. Somit ist die Zuordnung zu den einzelnen Projekten gewährleistet.

Das klingt nach einer Arbeit mit viel Routine.

Ja und nein. Natürlich sind viele Abläufe standardisiert. Es kommt aber immer wieder zu Unvohergesehenem. Vielleicht entscheidet z. B. ein Projekt, einen geplanten Flyer doch nicht drucken zu lassen. Dann muss man schauen, wie man die dafür eingeplanten Mittel umwidmet. Oder der Zuwendungsbescheid – also die Zusage unserer Förderer für den eingereichten Wirtschaftsplan – geht später ein als gedacht oder mit Änderungen. Dann muss man schnell umplanen.

Gibt es eigentlich Zeiten, die besonders stressig sind?

Uns ist nie langweilig. Aber Hochzeiten sind auf jeden Fall die ersten vier Monate im Jahr, in denen wir den Jahresabschluss und die Verwendungsnachweise erstellen. Ab August stehen dann die Anträge für die Projekte und den institutionellen Haushalt an, und gegen Ende des Jahres müssen wir schauen, dass alle Mittel auch ausgegeben wurden wie geplant.

Im Januar 2014 haben wir unsere Buchhaltung von Kameralistik auf doppelte Buchführung umgestellt. Die Vorarbeiten dazu waren natürlich sehr intensiv.

Klingt nicht nach einem Job für jemanden, der Zahlen nicht mag…

Das stimmt. Ich habe schon als Kind gerne gerechnet. Mittlerweile mag ich aber auch Buchstaben –-ich lese viel in meiner Freizeit.

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